Présentation du client

Le Réseau des URLS est un organisme à but non lucratif accompagnant 17 unités régionales à travers le Québec dans la réalisation d’une mission partagée : améliorer l’offre publique en loisir, en sport, en activité physique, en plein air et en loisir culturel – en stimulant le codéveloppement et la synergie avec ses partenaires.

Le principal défi pour le Réseau des URLS, c’est la gestion de leur inventaire. 17 unités régionales sont responsables de gérer l’inventaire d’équipement sportif et plein air pour 135 entrepôts. Après avoir identifié la gestion de l’inventaire comme priorité, le Réseau des URLS a mandaté Néo Carbone pour le développement d’un système d’inventaire basé sur Airtable. Ce système sera utilisé par 135 centrales (entrepôts) partout au Québec.

Contexte

La nécessité d'une gestion efficace de l'inventaire est primordiale pour toute organisation qui veut bien gérer ses ressources et mieux répondre aux besoins de sa clientèle. Le projet présenté vise à centraliser, standardiser et moderniser la gestion d'inventaire pour le Réseau des URLS avec un système développé sur mesure.

Une prise en charge complète du projet par Néo Carbone est un critère de succès important. Néo Carbone offre une solution clé en main incluant l’analyse des besoins, l’architecture technologique, le développement complet (back-end et front-end), la documentation et rédaction des instructions de travail pour administrateurs et usagers, la formation et le support.

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Les enjeux et les solutions (résumé exécutif)

Défis

Avec des équipements sportifs gérés dans 135 centrales (entrepôts) réparties à travers le Québec et géré par 17 unités régionales différentes, Néo Carbone devait réconcilier plusieurs réalités différentes dans une seule et même solution.

Si quelques centrales utilisaient déjà un système d’inventaire numérique, la grande majorité n’avait aucun système de suivi d’inventaire ou utilisait des solutions d’appoint telles que du papier et des fichiers Excel. 

C’est sans compter la complexité conceptuelle d’une gestion standardisée d’un inventaire d’équipements de sport, loisir et plein air. La question était la suivante : comment regrouper différents items pour un même type d’équipement afin de répondre aux besoins opérationnels de toutes les centrales? Lors de la prise d’inventaire, il est important de faire le décompte d’items selon les mêmes critères! Vous ne voulez pas qu’un bâton de hockey pour enfant soit comptabilisé comme « disponible » pour un adulte.

Autre exemple : si les vélos de montagne sont dans un inventaire séparé des vélos de route, il est important que toutes les centrales les comptabilisent ainsi. Aucune centrale ne peut avoir un inventaire de “10 vélos”. L’inventaire doit spécifier “10 vélos de route” et “0 vélo de montagne”, ou bien “5 vélos de route” et “5 vélos de montagne”.

La situation se corse lorsqu’on réalise que la séparation d’un équipement (vélo) en items séparés (vélos de route et de montagne) requiert souvent l’identification de plusieurs caractéristiques précises. Qu’un équipement peut compter jusqu’à 4 caractéristiques différentes, chacune d’elle pouvant avoir plusieurs options différentes. Un équipement sportif décrit par 4 caractéristiques de 4 options différentes représente un potentiel de 256 items différents…!

Avec 500 équipements, imaginez le casse-tête pour le personnel! Impossible de trouver le bon vélo de montagne dans une liste de dizaines de milliers d’items différents. 

Solutions

Un système Low code hautement dynamique et facilement pilotable par une équipe d’administrateur de niveau “super-usager”. Plateforme retenue: Airtable, outil de base de données interactif convivial qui rappelle le tableur Excel, dans lequel il est facile pour un super-usager d’intervenir.

Un formulaire de prise d’inventaire qui s’adapte en fonction de l’utilisateur authentifié, la centrale concernée et l’équipement sélectionné. Plateforme retenue: WeWeb, plateforme de développement Low code permettant la création d’une application web connectée et interactive, adaptée à tous les cas d’usage mentionnés ci-haut. Une seule page qui s’adapte entièrement aux besoins contextuels.

Les défis, et les solutions de Néo Carbone (en détails)

Défis

En pleine croissance et avec une gestion d’inventaire complexe dans 135 entrepôts distincts à travers le Québec, le Réseau des URLS avait besoin d'une solution efficace qui non seulement répondrait à leurs besoins immédiats, mais serait également évolutive pour l'avenir. Le défi était de créer une plateforme adaptée à leurs besoins uniques, permettant d'intégrer plusieurs sources de données, tout en offrant une expérience utilisateur user-friendly.

Centralisation

La centralisation des données et de leur gestion était le coeur du mandat. Grâce à cette stratégie, le Réseau des URLS sera en mesure de consulter l’état de l’inventaire à différents niveaux, que ce soit dans une région ou partout au Québec et tout en conservant la possibilité d’analyser l’inventaire d’une seule centrale. 

Différents rôles utilisateurs et niveau d’accès permettront de restreindre la visibilité des données en fonction d’identifiants gérés de façon sécuritaire.

Standardisation

La standardisation de l’inventaire est un défi particulièrement corsé pour une organisation qui compte plus de 135 entrepôts avec des réalités différentes. Par exemple, comment regrouper les différents types de sacs de couchage pour en faire un décompte réaliste, efficace et surtout standardisé?

Certaines centrales comptent plusieurs types de sacs de couchage et auront donc plusieurs groupes alors que d’autres en ont peu ou même pas du tout. Une description standardisée des groupes est nécessaire. 

Pour ce faire, des caractéristiques pour différencier les items doivent être établies pour chaque équipement :

• Côte de température: en dessous de -15 C, -15 C à -1 C, 0 C et plus
• Capacité (personnes): simple, double
• Taille: XS, S, M, L, XL
• Matériau: Duvet, Synthétique

Modernisation

Un environnement moderne de gestion doit être connecté, évolutif et sécurisé. Considérant que certaines centrales utilisent déjà un système de gestion d’inventaire (Hector), il est recommandé d’intégrer et de garder la nouvelle solution Airtable synchronisée avec le système de gestion déjà implanté dans ces centrales.

Le nouvel environnement devra aussi être évolutif, afin de permettre au Réseau de le modeler à sa réalité à mesure que les 135 centrales du Québec l’intègrent à leur gestion quotidienne.

Solutions de Néo Carbone

Une solution entièrement bâtie avec des outils No code et Low code permet d’avancer rapidement pour une fraction des frais d’une approche de développement traditionnel. Les outils suivants ont été retenus :

Airtable

Afin de permettre aux super usagers du Réseau de faire évoluer la structure de données et d’interagir directement avec la donnée (plutôt que via une interface contraignante), Airtable a été choisi pour héberger la base de données principale.

Les interfaces de gestion ont été bâties dans l’outil d’Interfaces Airtable, permettant encore une fois aux super utilisateurs de les faire évoluer ou de les adapter à leurs besoins de façon conviviale.

WeWeb

Pour bien classer les équipements selon leurs caractéristiques lors de la prise d’inventaire, un formulaire dynamique et connecté a été créé dans WeWeb.

Environnement low code par excellence, WeWeb permet de développer des applications web qui répondent à des besoins très spécifiques et des éléments de logique complexes.

Ces principaux besoins de logique ont été rapidement intégrés au formulaire de prise d’inventaire créé par Néo Carbone :

• Recherche d’équipement
• Affichage dynamique des attributs et informations d’inventaire en fonction de l’équipement et de la centrale sélectionnés
• Capacité de “Verrouiller” ou de marquer l’inventaire d’un équipement comme “Complété”
• Intégration d’une messagerie instantanée de support et d’un corpus de documentation textuel et audiovisuel
• Intégration d’un accompagnement à la première utilisation (tutoriel interactif)
• Intégration de bouton d’aide présentant des instructions et des images de façon dynamique à même le formulaire

Xano

La protection des données étant une priorité constante, il était nécessaire d’intégrer une solution d’authentification solide. Avec Xano, nous avions non seulement une solution d’authentification robuste, mais nous avions aussi la possibilité d’intégrer efficacement les données du système Hector utilisé par quelques centrales. 

Avec les utilisateurs gérés dans Airtable et synchronisés à la base de données Xano, ce dernier est en mesure de gérer l’authentification au formulaire de prise d’inventaire.

Grâce à sa base de données performante, Xano prend aussi facilement en charge la synchronisation et l’enregistrement des données en provenance du système Hector, tout en gardant Airtable synchronisée.

Résultats

Grâce aux solutions low code de Néo Carbone, le Réseau des URLS peut désormais gérer son inventaire de manière plus efficace et transparente. Leurs employés peuvent accéder rapidement aux informations nécessaires, réduisant ainsi les erreurs et les doublons. De plus, la capacité de la plateforme à s'intégrer avec d'autres systèmes legacy garantit une compatibilité future, simple, efficace et évolutive selon les besoins.

Avec l’importante flexibilité d’Airtable, le Réseau est plus autonome face à la transformation numérique de ses processus, tout en conservant la capacité du système à être mis à niveau dans le futur. Pour retrouver le bon équipement, dans la bonne centrale et au bon endroit!

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